Erst organisieren, dann in den Urlaub

Was ist passiert?

Ein öffentlicher Auftraggeber (AG) schrieb mobile Luftreinigungsgeräte europaweit im offenen Verfahren aus. Am 23.12.2021 übermittelte der AG dem zweitplatzierten Bieter das Vorabinformationsschreiben nach § 134 GWB und kündigte den 03.01.2022 als frühestmöglichen Zeitpunkt der Zuschlagserteilung an.

Das Schreiben wurde an die allgemeine Email-Adresse des Bieters übermittelt. Diese hatte der Bieter in den Firmenstammdaten der e-Vergabe-Plattform hinterlegt. Das Schreiben wurde hausintern erst am 27.12.2021 an den zuständigen Sachbearbeiter übermittelt. Dieser befand sich bis einschließlich 02.01.2022 im Weihnachtsurlaub. Eine Vertretung gab es nicht. Die Email wurde daher erst nach der Urlaubsrückkehr bearbeitet. Mit Schreiben vom 03.01.2022 rügte der Bieter die beabsichtigte Zuschlagsentscheidung. Diese Rüge wies der AG mit Schreiben vom 04.01.2022 zurück und informierte über die bereits am Vortag erfolgte Zuschlagserteilung. Der Bieter griff die Zuschlagserteilung vor der Vergabekammer an.

Die Entscheidung

Der Nachprüfungsantrag war nach Ansicht der Vergabekammer bereits als unzulässig zu verwerfen. Der AG konnte den Zuschlag nach Ablauf der Wartefrist wirksam erteilen.

Die Vergabekammer rechnete vor, dass dem Bieter während der zehntägigen Wartefrist durch Feiertage bzw. dienstfreie Tage der Vergabekammer faktisch 4,5 Arbeitstage zur Bearbeitung verblieben. Auch könne eine erhebliche faktische Verkürzung des Überprüfungs- und Entschließungszeitraums des Bieters im Einzelfall zu einer unangemessenen Erschwerung des effektiven Rechtsschutzes führen.

Vorliegend beruhte die verspätete Stellung des Nachprüfungsantrags nach Auffassung der Vergabekammer allerdings auf der mangelnden Organisation der Urlaubsvertretung des zuständigen Sachbearbeiters bei der Antragstellerin. Eine unangemessene Erschwerung des effektiven Rechtsschutzes verneinte sie daher.

Praxistipp

Vergabeverfahren erfordern regelmäßig kurzfristige Reaktionen der Beteiligten. Bieter sollten daher unbedingt sorgfältig die Vertretung regeln.

Autor

Menold Bezler Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Partnerschaft mbB
Dr. Karsten Kayser, Rechtsanwalt