Laut EU-Kommission gibt es nur bei rund 20 Prozent der Vergabeverfahren Vorschriften zur Veröffentlichung der anfallenden Daten – nämlich bei jenen oberhalb der EU-Schwellenwerte. Mit dem geplanten Datenraum sollen auch die Beschaffungsvorgänge unterhalb der Schwellenwerte analysiert werden. Die Kommission erhofft sich davon viele Vorteile für die Auftraggeberseite, aber auch für die bietenden Unternehmen.
Generell, und ausdrücklich für KMU, soll ein benutzerfreundliches Portal die bislang auf regionaler, nationaler und europäischer Ebene verstreuten Daten besser zugänglich machen. Durch eine hohe Datenqualität sollen die Bieter potenziell relevante Ausschreibungen gezielt finden und sich auf die Vielversprechendsten konzentrieren können.
Zentral für die Datenerfassung sind die eForms, da sie standardisiert sind. In der Aufbereitung setzt die EU auf Analyse-Tools mit Künstlicher Intelligenz. Zunächst werden die auf EU-Ebene veröffentlichten Daten verfügbar sein, bis Ende 2024 auch die der teilnehmenden nationalen Veröffentlichungsportale. Die Anbindung externer Datenquellen wie etwa Unternehmensregister ist ab 2025 geplant.