Ein Postfach will gepflegt werden!

Aktuelle Entscheidung der Vergabekammer Westfalen zu der Einstellung von Nachrichten bei der elektronischen Kommunikation.

Was ist passiert?

Ein öffentlicher Auftraggeber schrieb die Vergabe von Fassaden- und Fensterarbeiten nach der VOB/A in einem offenen Verfahren aus. In der Aufforderung zur Angebotsabgabe bestimmte der öffentliche Auftraggeber, dass die Kommunikation ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform Subreport ELVIS erfolgen werde.

Mit Schreiben in das Postfach des Bieters auf der Plattform vom 09.02.2021 forderte der öffentliche Auftraggeber gemäß § 16a VOB/A EU Unterlagen nach, die bis zum 15.02.2021 vorgelegt werden sollten. Ob zugleich auch eine E-Mail an die Mailadresse des Bieters mit dem Hinweis auf den Eingang der Nachricht im Postfach versendet wurde, war zwischen öffentlichem Auftraggeber und Bieter streitig.

Nachdem die Frist zur Nachreichung erfolglos verstrichen war, schloss der öffentliche Auftraggeber das Angebot des Bieters mit Schreiben vom 17.02.2021 aus. Hiergegen wandte sich der Bieter mit dem Nachprüfungsantrag.

Die Entscheidung

Die Vergabekammer Westfalen wies den Nachprüfungsantrag zurück.

Der Ausschluss des Angebots sei wegen des erfolglosen Ablaufs der Frist zur Nachreichung der Unterlagen am 15.02.2021 gem. § 16a Abs. 5 VOB/A EU zwingend gewesen. Die Frist habe mit Zugang der Nachricht am 09.02.2021 zu laufen begonnen. Für den Zugang genüge der Eingang der Nachricht in das Postfach des Bieters auf der Vergabeplattform, wodurch die Nachricht in den Machtbereich des Bieters gelangt und mit einer Kenntnisnahme durch diesen zu rechnen gewesen sei. Durch die Registrierung bei der vom Auftraggeber zulässigerweise ausgewählten Plattform gem. § 9 Abs. 3 VgV bestimme der Bieter zugleich, dass das dortige Postfach durch ihn für den Empfang von Nachrichten genutzt werde.

Auf den Zugang einer E-Mail, die über eine neue Nachricht im Postfach des Bieters auf der Plattform informiere, komme es hingegen nicht an. Weiterhin sei es unerheblich, dass Bieter typischerweise auf mehreren verschiedenen Vergabeplattformen (im vorliegenden Fall ca. 30) registriert seien. Den Aufwand des Abrufens jedes einzelnen Postfachs bringe die Digitalisierung mit sich.

Praxistipp

Bietern wird dringend angeraten, die Postfächer der verschiedenen Vergabeplattformen auch nach Angebotsabgabe regelmäßig abzurufen und sorgfältig zu verwalten. Hierzu bietet es sich an, die Vergabeverfahren, an denen der Bieter beteiligt ist, sowie die verwendete Plattform in einer Liste zu erfassen.

Quelle:

• Menold Bezler Rechtsanwälte Steuerberater Wirtschaftsprüfer Partnerschaft mbB
• Dr. Karsten Kayser, Rechtsanwalt

Autor: Dr. Karsten Kayser, Rechtsanwalt