Wie Bieter ihre Chancen in Vergabeverfahren erhöhen können

Oft ist zu hören: „Für öffentliche Aufträge gebe ich keine Angebote mehr ab – das ist mir zu kompliziert und dauert alles viel zu lange!“

Stimmt leider: Es dauert oft lang, und ja, es ist auch komplex. Aber das muss nicht abschrecken. Nehmen Sie die Herausforderung an und beteiligen Sie sich an Ausschreibungsverfahren. Es lohnt sich!

Vergabeplattform und interne Organisation

Viele Vergabeverfahren werden mittlerweile rein digital über Vergabeplattformen abgewickelt – betrachten Sie diese nicht als Feind, sondern als Chance! Sie müssen keine Papierberge per Kurier verschicken, sondern können Ihr Angebot vom Schreibtisch aus direkt einreichen. Die Auftraggeber können die eingereichten Angebote auch nicht vor dem Ablauf der Angebotsfrist öffnen (das ist technisch ausgeschlossen). Daher können Sie auch ohne Sorge Ihr Angebot gern etwas früher einreichen als kurz vor Ablauf der Frist. Das schont auch Ihre Nerven!

Wichtig: In der Regel brauchen Sie keine zusätzlichen Signaturkarten oder ähnliches. Sie müssen nur dafür sorgen, dass es in Ihrem Unternehmen einige Mitarbeiter gibt, die sich in die Plattformarbeit einarbeiten. Dann können Sie dort Bieterfragen hochladen, Bieterantworten abrufen und Angebote hochladen – also das gesamte Verfahren abwickeln. Sie sollten sich möglichst frühzeitig für ein Verfahren registrieren, weil Sie dann automatisch auf Veränderungen bei den Unterlagen und auf Bieterinformationen hingewiesen werden. Wenn Sie veraltete Unterlagen nutzen, ist dies ein Ausschlussgrund.

Benennen Sie Mitarbeiter, die für die interne Organisation der Angebotsabgabe verantwortlich sind und z.B. Tabellen o.ä. erstellen, in denen alle einzureichenden Unterlagen eingetragen sind. Alle, die Unterlagen, Pläne, Kalkulationen etc. für das Angebote beitragen müssen, sind zu informieren: Was wird wann in welcher Form benötigt? Achten Sie darauf, die formalen Anforderungen des Auftraggebers genau zu beachten. Abweichungen können zum Ausschluss führen. Wenn Sie die Vorgaben möglichst genau einhalten, machen Sie auch dem Auftraggeber die Angebotsauswertung leichter. Er wird Ihnen eher wohlgesonnen sein.

Unklarheiten, Fehler, Fragen?

Aus Ihrer Sicht enthalten die Vergabeunterlagen Widersprüche, (technische) Fehler oder Unklarheiten? Das kann – bei aller Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen – immer mal sein. Dann nehmen Sie die Möglichkeit der Bieterfrage wahr. Seien Sie nicht zu belehrend, sondern weisen Sie auf das Problem sachlich hin.

Denken Sie daran: Der öffentliche Auftraggeber ist in Ihrem Geschäftsbereich nicht unbedingt genauso versiert wie Sie. Die Antwort des Auftraggebers schafft hoffentlich Klarheit. Wenn der Auftraggeber sich nicht von einer fehlerhaften (z.B. auch produktscharfen) Ausschreibung abbringen lässt, sollten Sie das durchaus rügen. Beachten Sie bitte, dass es für das Rügeregime bei europaweiten Ausschreibungen strenge Fristen gibt. Dort steht Ihnen auch das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer zur Verfügung, wenn Ihren Rügen nicht abgeholfen wird oder Sie am Ende den Zuschlag doch nicht erhalten sollen.

Und ja, Ihre Fragen und die Antworten des Auftraggebers darauf werden allen Bietern zur Verfügung gestellt. So wie Sie auch über Fragen anderer Bieter informiert werden. Letztlich soll eine einheitliche Kalkulationsbasis für vergleichbare Angebote vorliegen.

Eignungs- und Zuschlagskriterien – die große Unbekannte

Ein Vergabeverfahren braucht beides: Eignungskriterien beziehen sich auf

• die Gesetzestreue (kein Ausschlussgrund, keine rückständigen Steuern und Abgaben u.ä.),
• die sog. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (z.B. die Eintragung in die Handwerksrolle für zulassungspflichtige Handwerksberufe),
• die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (z.B. Abfrage von Umsätzen, Versicherungssummen u.ä.) sowie
• die technische und berufliche Leistungsfähigkeit (z.B. Referenzen, bestimmte Zertifikate, Maschinen u.ä.).

Diese müssen in der Bekanntmachung veröffentlicht sein und sind genau einzuhalten. Wenn Sie ihr Unternehmen in einem Präqualifizierungsregister eingetragen haben, prüfen Sie bitte, ob die dortigen Unterlagen zu den Anforderungen passen. Wenn nicht, reichen Sie am besten direkt mit dem Angebot zusätzlich die notwendigen Unterlagen ein. Wer (auch nach einer eventuellen Nachforderung) die Eignung nicht so nachgewiesen hat, wie der Auftraggeber es zulässigerweise gefordert hatte, darf den Zuschlag nicht erhalten.

Die Zuschlagskriterien sollen aufzeigen, welches Angebot das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Wenn es nur der Preis ist, können schon wenige Euro den Ausschlag geben, wer den Zuschlag erhält. Bei einer größeren Abweichung müssen die öffentlichen Auftraggeber aufklären. Nehmen Sie dies ernst! Es kann aber auch weitere Zuschlagskriterien geben. Es kommen z.B. Konzepte zur Leistungserbringung in Betracht, Maßnahmen zur Umweltverträglichkeit, Zeitpläne für die Umsetzung der Maßnahme oder viele andere Dinge. Beachten Sie bitte, dass sich manche inhaltlichen Umsetzungsmethoden auf die Preisbildung auswirken können – ein nachhaltigeres Material kann z.B. teurer sein. Dann bekommen Sie weniger Punkte für das Preiskriterium, aber mehr Punkte für das Nachhaltigkeitskriterium. Planen Sie also bitte sorgfältig, was Sie zu welchem Preis anbieten – die Gewichtung der Zuschlagskriterien zueinander kann letztlich den Ausschlag geben.

Fazit

Lassen Sie sich von den teils komplexen und umfangreichen Vergabeunterlagen oder auch von der Arbeit mit Vergabeplattformen nicht abschrecken. Die Beteiligung an Vergabeverfahren kann sich lohnen.

Achten Sie auf die Vorgaben der Auftraggeber und setzen Sie diese sorgfältig um. Stellen Sie Fragen, wo es aus Ihrer Sicht Unklarheiten gibt, und schaffen Sie intern die notwendigen Organisations- und Kontrollstrukturen, um die öffentliche Auftragsvergabe zu bewältigen. Sehen Sie in dem öffentlichen Auftraggeber den potentiellen Kunden und Partner für Ihr zukünftiges Geschäft.