Rundschreiben zu Ortsbesichtigungen

Der Bremer Senator für Wirtschaft, Arbeit und Häfen beschrieb die Rahmenbedingungen für eine Ortsbesichtigung bei Vergabeverfahren.

Im Rundschreiben Nr. 02/2013 gab der Senator für Wirtschaft, Arbeit und Häfen der Freien Hansestadt Bremen einige Erläuterungen zur Durchführung von Ortsbesichtigungen im Rahmen von Vergabeverfahren. Ortsbesichtigungen sind grundsätzlich zulässig und auch sinnvoll, etwa bei der Begehung einer zu bebauenden Fläche oder im Bereich der VOL, um sich das Gebäude genauer anzuschauen, wenn etwa eine Gebäudereinigung angeboten werden soll. So können die Bieter ein wertbares Angebot abgeben. Im Folgenden sind die einzelnen Erläuterungen des Senators aufgelistet.

Schutz des Wettbewerbs

Aus Gründen des Bieterschutzes ist es geboten, Ortsbesichtigungen an getrennten Terminen durchzuführen, um den direkten Kontakt zwischen den Bietern zu vermeiden und so den Geheimwettbewerb unter den Bietern wahren zu können.

Gleichbehandlungsgrundsatz

Der öffentliche Auftraggeber muss beachten, dass kein Bieter aus den getrennt durchzuführenden Ortsbesichtigungen heraus Vorteile ziehen kann, die ihm z. B. einen Informationsvorsprung gegenüber den anderen Bietern verschaffen. Informationen, die einem/bestimmten Bieter/n im Rahmen der Ortsbesichtigung gegeben werden und die im Hinblick auf die Stellung von Anträgen im Teilnahmewettbewerb/die Angebotserstellung auch für die anderen Bieter relevant sind, sind diesen ebenfalls weiter zu geben.

Korruptionsvermeidung

Der Ablauf der Ortsbesichtigungen ist organisatorisch sorgsam zu planen. Die personellen Kapazitäten für die Durchführung der Ortsbesichtigungen müssen gewährleisten, dass die im Bereich des öffentlichen Auftraggebers vorgeschriebene Aufgabentrennung zwischen den Personen, die mit dem Vergabeverfahren befasst sind und denjenigen, die mit der Planung und/oder der späteren Abrechnung des Vergabevorgangs befasst sind, eingehalten wird.

Fristen

Fristen für die Einreichung von Anträgen im Teilnahmewettbewerb, bzw. von Angeboten sind ausreichend zu bemessen/angemessen zu verlängern, wenn zusätzlicher zeitlicher Aufwand für die Durchführung einer Ortsbesichtigung erforderlich wird.

Ausschluss

Wird die Teilnahme an Ortsbesichtigungen in den Vergabeunterlagen als zwingende Voraussetzung für die weitere Beteiligung im Vergabeverfahren benannt und ggf. ein entsprechender Nachweis über die erfolgte Teilnahme verlangt, so ist der Teilnahmeantrag/das Angebot auszuschließen, wenn keine Teilnahme des Bewerbers/Bieters an der Ortsbesichtigung erfolgt ist, bzw. ein entsprechender Nachweis nicht vorgelegt werden kann.

Abfrage öffentlicher Auftraggeber

In dem Rundschreiben weist der Senator zudem daraufhin, dass der Senat von den Bürgern gebeten wurde, in einem schriftlichen Bericht über Kriterien und mögliche Abläufe von Ortsterminen im Rahmen von Vergabeverfahren zu berichten. Das Ressort SWAH beabsichtigt hierzu, zu Jahresbeginn 2014 eine entsprechende Abfrage bei den bremischen öffentlichen Auftraggebern vorzunehmen.

Quelle: Rundschreiben Nr. 02/2013 des Senators für Wirtschaft, Arbeit und Häfen der Freien Hansestadt Bremen vom 28. Juni 2013.