Für funktionierende IT ist der Bieter selbst verantwortlich
Die Vergabekammer Sachsen stellt in dieser Entscheidung die vom Bieter zu verantwortender Sphäre bei der Nutzung einer elektronischen Vergabeplattform dar.
Was ist passiert?
Der öffentliche Auftraggeber schrieb Dienstleistungen im offenen Verfahren europaweit aus. Am Tag vor Ende der Angebotsfrist schlug der erste Versuch des Bieters und späteren Antragstellers fehl, sein Angebot auf die vom Auftraggeber verwendete elektronische Vergabeplattform hochzuladen. Andere Bieter konnten am selben Tag ihr Angebot erfolgreich hochladen.
Der Upload des Angebots dauerte mehrere Stunden bevor er abbrach, wobei der Bieter eine Internetverbindung mit 10 Mbit/s nutzte. Auch die erneuten Versuche schlugen fehl, wobei der Bieter sein Vorgehen nicht änderte und auch nicht auf (technische) Fehlersuche ging.
Der Auftraggeber hat in den Vergabeunterlagen darauf hingewiesen, dass aus technischen Gründen die Gesamtgröße des Angebots die Größe von 500 MB nicht überschreiten darf.
Erst nach Ablauf der Angebotsfrist lud der Bieter mittels mobiler, schnellerer Internetverbindung die Unterlagen erfolgreich hoch. Die eingereichten Angebotsunterlagen (nur PDFs) hatten eine Größe von rund 500 MB.
Der Auftraggeber schloss den Bieter nach Anhörung wegen eines nicht fristgerecht eingereichten Angebot gemäß § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV aus.
Hiergegen wendete sich der Bieter und stellte einen Nachprüfungsantrag.
Die Entscheidung
Nach Ansicht der VK Sachsen ist das verspätet eingegangene Angebot zu Recht ausgeschlossen worden.
Maßgebliche Vorschrift ist der § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV. Entscheidend war, ob der Bieter den nicht fristgerechten Eingang des Angebots vertreten muss. Die Formulierung „[…] es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten“, zeigt, dass jeder Beteiligte grundsätzlich für die Tatsachen seines eigenen Einflussbereiches beweispflichtig ist.
In dem Sachverhalt konnte der Bieter nicht nachweisen, dass die technischen Probleme außerhalb seines eigenen Verantwortungsbereiches lagen. Eine Fehlfunktion der Vergabeplattform konnte ausgeschlossen werden.
Der Bieter muss dafür sorgen, dass seine Hard- und Software korrekt installiert ist und aktuell gehalten wird. Ebenso hat der Bieter sicherzustellen, dass seine allgemeine Netzwerkumgebung und Internetverbindung leistungsfähig ist, um die erforderlichen Datenmenge zu transportieren und in erforderlichen Maß mit der Vergabeplattform zu kommunizieren.
Praxishinweis
Die Entscheidung zeigt deutlich, dass Bieter bei der elektronischen Angebotsabgabe grundlegende IT-Kenntnisse und -kapazitäten benötigen.
Bieter sollten insbesondere die Angebotsgröße bei fehlgeschlagenen Uploads kritisch betrachten, da beispielsweise PDFs problemlos technisch in ihrer Dateigröße verkleinert werden können und so das Hochladen erleichtern.
Nur dann, wenn der Fehler für das Scheitern der Angebotsabgabe der Vergabestelle zuzurechnen ist, führt die verspätete Angebotsabgabe dann nicht zum Ausschluss. Der Auftraggeber muss dies im Rahmen der Angebotswertung prüfen.
Quelle:
Autor: Rechtsanwalt Dr. Karsten Kayser