Kenntnisse über technischen Ablauf werden vorausgesetzt

Aufgrund der Vergaberechtsreform 2016 wird nun erwartet, dass Bieter wissen müssen, wie eine eVergabe abläuft und welche technischen Voraussetzungen bzw. Bedingungen dazu nötig sind.

Der Beschluss der Vergabekammer Südbayern sorgt in der Ausschreibungswelt für einigen Wirbel. Unternehmen sind gut beraten, vor Teilnahme an einem eVergabe-Verfahren genau zu prüfen, welche technischen Voraussetzungen zur Angebotsabgabe notwendig und Updates bzw. Installationen erforderlich sind. Hier kann ein klärendes Gespräch mit der eigenen IT sowie dem Kundensupport der jeweiligen Vergabeplattform helfen.

Was war passiert?

Ein öffentlicher Auftraggeber schrieb eine Baumaßnahme in einem EU-weiten offenen Verfahren elektronisch aus. Als Angebotsfrist wurde der 24. Oktober 2017 um 11.00 Uhr festgelegt. Die Vergabeunterlagen waren vergaberechtskonform über einen Link vollständig und direkt abrufbar. Zudem wies der öffentliche Auftraggeber in der Bekanntmachung daraufhin, dass für die elektronische Kommunikation „die Verwendung von Instrumenten und Vorrichtungen erforderlich“ sind, „die nicht allgemein verfügbar sind“. Diese Instrumente und Vorrichtungen waren über einen Link, der ebenfalls genannt wurde, kostenfrei zugänglich. In dem Verfahren waren nur elektronische Angebote zugelassen, die über die vom Auftraggeber verwendete Vergabeplattform versandt worden sind. Für die elektronische Angebotsabgabe war eine Registrierung auf der Vergabeplattform notwendig. Für das Herunterladen und Bearbeiten der Angebote wurde ein entsprechender Bieterclient zur Verfügung gestellt. Nur über diesen war die elektronische Angebotsabgabe möglich.

Bis zur Angebotsfrist gab ein Bieter ein elektronisches Angebot ab. Dieser ist aber nicht derjenige, der vor die Vergabekammer zog. Die Antragstellerin bei der Vergabekammer telefonierte nach Ende der Angebotsfrist mit einem Mitarbeiter der Vergabestelle und informierte diesen über ihre technischen Schwierigkeiten bei der für sie unmöglichen Angebotsabgabe. Nach dem Telefonat übersandte die Antragstellerin das Angebot per E-Mail. Dieses wurde mit der Begründung ausgeschlossen, das es nicht der geforderten Form entsprach (Versand nur über Bieterclient). Daraufhin erfolgte seitens der Antragstellerin ein Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer.

Der Beschluss der Vergabekammer

Die Antragstellerin hatte jedoch keinen Erfolg, ihr Antrag wurde als unbegründet abgelehnt. Aus Sicht der Vergabekammer wurde allen Bietern eine funktionierende Vergabeplattform sowie die erforderlichen Informationen über die technischen Voraussetzungen zur elektronischen Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt. Ein technisches Problem der Vergabeplattform konnte während der mündlichen Verhandlung ausgeschlossen werden. Es zeigt sich, dass sich die technischen Probleme auf Seiten der Antragstellerin befanden. Der Bieter verwendete eine veraltete Programmversion und ignorierte den Hinweis auf notwendige Updates. Laut der Vergabekammer kann inzwischen von einem allgemeinen Kenntnisstand von Unternehmen ausgegangen werden, die an EU-weiten Vergabeverfahren teilnehmen, dass das Unterlassen von durchzuführenden Updates zu Funktionseinbußen bei Computerprogrammen führen kann.

Hinweis für die Praxis

Unternehmen, die regelmäßig an Vergabeverfahren teilnehmen, sind gut beraten, sich über die am Markt etablierten Vergabeplattformen zu informieren sowie gegebenenfalls ihre vorhandene IT zu aktualisieren. EU-weite Verfahren sind ab Oktober 2018 voll elektronisch, das bedeutet über eine eVergabe-Plattform, durchzuführen. Für Auftraggeber gilt: Achten Sie besonders auf eine klare und eindeutige Formulierung in den Vergabeunterlagen. In der Praxis führen beispielsweise häufig die in einem Verfahren verwendeten Musterformulare durch unsauberes Ausfüllen seitens des Auftraggebers zu Missverständnissen bei den Bietern.

Quelle: Newsletter der Auftragsberatungsstelle Schleswig-Holstein, April 2018